Bí quyết xây dựng và quản lý KPIs nhân viên hiệu quả
Hiện nay KPIs đã trở nên khá phố biến với các Doanh Nghiệp Việt Nam, quản lý KPIs hiệu quả cũng như một kim chỉ nam giúp Doanh Nghiệp đi đúng hướng và đạt đúng chiến lược đề ra. Thiết lập đúng KPIs sẽ giúp Doanh Nghiệp gặt hái được nhiều thành tựu, ngược lại nó cũng có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho Doanh Nghiệp. Vì vậy việc xây dựng KPIs luôn là bài toán hóc búa cho nhà quản trị, cần có các bí quyết phù hợp cho Doanh Nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0.
Thứ 1: Chúng ta phải tìm hiểu như thế nào là KPIs ? Các loại KPIs có thể áp dụng cho nhân viên nhằm quản lý KPI hiệu quả:
KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
Hiện nay Doanh Nghiệp cần có các loại KPIs cho từng nhân viên để tối ưu hóa được công việc của họ như: Xây dựng KPIs cho từng khu vực bán hàng, KPIs khi tìm được Khách Hàng mới, KPIs cho từng nấc thang doanh số, doanh thu, hoặc nhà quản trị có thể thiết lập KPI theo số giờ nhân viên làm việc và số khách hàng viếng thăm.
Từ việc hiểu rõ về KPIs và các loại KPIs để áp dụng cho từng nhân viên thì từ đó chủ Doanh Nghiệp sẽ có chiến lược phù hợp hơn và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, điểm hạn chế của các doanh nghiệp Việt Nam trong quản lý đánh giá KPIs là chưa có quy trình cụ thể và việc theo dõi không thường xuyên dẫn đến có nhiều lỗ hổng ảnh hưởng đến việc đánh giá không chính xác và đánh giá theo ý kiến chủ quan nhiều hơn. Chính vì vậy, Doanh Nghiệp cần thiết phải xây dựng cho mình các tiêu chí để có được KPIs hiệu quả.
Thứ 2: Xây dựng và quản lý KPIs hiệu quả bằng tiêu chí SMART:
- S- Specific (cụ thể) có nghĩa là đối tượng đánh giá phải cụ thể, từng nhiệm vụ, kết quả và khen thưởng phải cụ thể hóa để nhà quản lý đánh giá được mức độ làm việc của nhân viên
- M – Measurable (đo lường): nhà quản lý cần thiết lập bậc thang về phân trăm, dựa vào đó sẽ đo lường cụ thể, tránh trường hợp KPIs chung chung không xác định được mục tiêu
- A – Agreed: (Thống Nhất): KPIs cần được thiết kế theo từng cấp bậc, cần có sự liên quan và thống nhất giữa các bộ phận.
- R – Realistic: (Thực tế.) tính thực tế phụ thuộc vào tính khả thi và sự thỏa đáng khi thực hiện được nhiệm vụ đặt ra, bên cạnh đó tính thực tế còn phụ thuộc vào tính chân thật kết quả làm việc của từng nhân viên.
- T – Time bound (Có thời hạn cụ thể): KPIs sẽ không khả thi nếu như Doanh Nghiệp không đặt thời gian cụ thể để hoàn thành. Thời gian sẽ giúp nhà quản trị đánh giá được thực lực của nhân viên trong bộ phận của mình.
Dựa vào chỉ tiêu này, Doanh Nghiệp sẽ có được định hướng cho từng nhân viên của mình. KPIs sẽ thay nhà quản trị cỗ vũ tinh thần làm việc cho từng nhân viên. Tuy nhiên, trên thực tế việc triển khai KPIs đang còn gặp khá nhiều bất cập do việc phải thường xuyên thay đổi, cập nhật KPIs, các chỉ tiêu đưa ra không cụ thể, việc thu thập kết quả thủ công vất vả, dễ bị sai lệch, dẫn đến lợi ích của KPIs bị hạn chế.
Để khắc phục được các nhược điểm trên, nhiều Doanh Nghiệp đã áp dụng công nghệ phần mềm nhằm quản lý KPIs. Vậy câu hỏi đặt ra công nghệ phần mềm sẽ giúp gì Doanh Nghiệp?
Lợi ích đầu tiên: Lập chỉ tiêu đánh giá KPIs hiệu quả: Phần mềm sẽ tích hợp tính năng thiết lập KPIs theo vùng, theo khu vực,..bên cạnh đó tích hợp đa dạng KPIs như LPPC, PC, mặt hàng trọng tâm,…từ đây nhà quản trị dễ dàng chọn lọc KPIs phù hợp cho từng nhân viên của mình
Thứ 2: Phần mềm được tích hợp trên thiết bị di động, máy tính bảng…giúp nhà quản lý nắm được tình hình làm việc của nhân viên và có chính sách điều chỉnh kịp thời nếu KPIs không phù hợp, và nhân viên làm việc ngoài thị trường sẽ được trang bị công cụ – phần mềm được tích hợp trên thiết bị di động, máy tính bảng, để họ có thể kiểm soát được KPIs của mình.
Thứ 3: Việc thống kê báo cáo và phân tích sẽ được hệ thống tự động tổng hợp vào gửi bán cáo nhanh chóng chính xác, giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian, quản lý kinh doanh hiệu quả hơn.
Thứ 4: cung cấp dashboard các biểu đồ trực quan về mục tiêu và kết quả làm việc từ đó giúp lãnh đạo hiểu rỏ hơn nhân viên, đảm bảo đánh giá trực quan, có các chiến lược điều chỉnh để đạt được kết quả cho từng chiến lược.
Bài toán làm thế nào để xây dựng và quản lý KPIs hiệu quả đã có được đáp án, tuy nhiên doanh nghiệp muốn phát huy sức mạnh của KPIs cần phải liên tục đánh giá hiệu quả áp dụng, thực hiện cải tiến phù hợp với tình hình thực tế từng giai đoạn để tối ưu hóa kinh doanh và tối đa hóa lợi nhuận.
Bạn nào, doanh nghiệp nào quan tâm đến việc xây dựng hệ thống lương 3P & KPIs mà đo lường được thì xem chi tiết TẠI ĐÂY
